Gestores e técnicos de área precisam ter processos internos bem definidos a fim de darem andamento em seus projetos, e, um recurso inteligente que deve ser utilizado para tal fim é o mapeamento de processos.
A roteirização do mapeamento de processos torna as oportunidades de melhoria identificáveis, o que auxilia no desenvolvimento de uma gestão otimizada.
Para clarificar a mente dos líderes de área, a Betel traz este conteúdo que não somente explica o conceito de mapeamento de processos, como dá 4 passos para estruturá-lo da maneira mais inteligente.
No âmbito corporativo, o mapeamento de processos é uma prática que compreende o fluxo de trabalho de determinado processo de uma empresa, contendo detalhadamente suas etapas.
Entradas, saídas, capital humano envolvido, sequência de atividades e elementos externos são alguns dos componentes desses processos e só o mapeamento pode apontá-los de maneira organizada.
Entender o funcionamento dos processos de ponta a ponta é o objetivo central da execução de um mapeamento.
A intenção dessa prática busca compreender com clareza as etapas dos processos e seus ângulos. Identificar pontos fortes, fragilidades, limitações e necessidade previamente aumenta a chance de correção de falhas e diminui futuros retrabalhos.
A fim de facilitar a sua vida, resumimos em 4 passos básicos o que precisa ser feito para montar um mapeamento otimizado de processos inteligentes. Veja a seguir:
Nem todo mapeamento vai contemplar todas as áreas. Alguns são generalistas e outros específicos. Logo, se você vai mapear o seu fluxo de caixa defina sua intenção principal. Por exemplo, “sinto que estamos tendo muitas despesas com material de escritório”. A partir disso, quais processos vamos mapear para comprovar ou não essa hipótese?
Definir este ponto antes de começar o mapeamento significa otimizar tempo, esforço e recursos, além de manter o foco naquilo que está mais crítico. Se houver dificuldade na definição objetiva do processo que se deseja priorizar, sugerimos a Matriz GUT como ferramenta de ajuda.
Parece óbvio, mas o processo precisa ser entendido com muita precisão e fundamento. Entender a importância e o seu impacto final no objetivo final será crucial para um resultado otimizado. Para isso, monte um questionário direcionado, com perguntas do tipo:
Quando se define objetivo e se observa o processo, o mapeamento ganha forma e por isso é preciso documentar toda a sequência de etapas, de forma bem detalhada. Pode-se utilizar materiais audiovisuais, questionários qualitativos e até mesmo entrevistas com as pessoas que realizam o processo.
Depois de esboçar todo o processo observado, o ideal é documentar de forma mais visual e universal por meio da notação BPMN. Dessa maneira, todos os envolvidos no processo e até mesmo pessoas de outras áreas poderão entender o passo a passo do mapeamento de processos.
É na sequência dessa documentação que vai ocorrer a identificação dos problemas e pontos de melhoria. Algumas ferramentas de melhoria de processos conhecidas são: ciclo PDCA, matriz 5W2H e o diagrama de Ishikawa.
Todas as pessoas envolvidas nos processos devem estar engajadas, buscando soluções para os problemas encontrados. Ninguém melhor do que o colaborador da área para sugerir uma solução que impacta diretamente na sua rotina de trabalha, com a qual já está familiarizado. Essa integração do contingente humano promove uma visão agregadora, favorecendo mudanças e melhorias contínuas nos setores, resultando numa gestão mais eficiente e produtiva dos processos organizacionais.
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